Règlement intérieur de l'association

Tout ce qu'il faut savoir sur l'association

Règlement intérieur de l'association

Messagepar Orphée » Jeu 24 Mars 2016 11:09

Une mise à jour du règlement intérieur de l'association a été votée lors du dernier CA, merci d'en prendre connaissance.

Règlement Intérieur de l’association VIRTUEL


ARTICLE 1 : Ouverture et fermeture des locaux

L'Association VIRTUEL met à la disposition de ses adhérents, dans le cadre de ses séances de jeux, le local municipal au 12 Allée Pauline Kergomard, selon ce calendrier :
- Les jeudis soir de 20H00 aux vendredis 01H00,
- Les samedis de 20H00 aux dimanches 01H00,
- Les premiers et troisièmes dimanches de chaque mois de 08H00 à 18H00.

Tous les membres de l'association VIRTUEL doivent respecter le règlement intérieur du local, affiché dans celui-ci par la municipalité.

Le local possède deux jeux de clés. L'un est attribué aux ouvertures du jeudi et du dimanche, l'autre aux ouvertures du samedi.

Seules les membres du conseil d’administration (désigné ci-après par le sigle « CA »), et exceptionnellement des membres de confiance, dont les coordonnées téléphoniques sont référencées dans la section « Gestion des clefs » du forum, sont à même de posséder les clefs. En aucun cas, elles ne peuvent être laissées à un autre membre de l’association.

L'ouverture du local se fait sur la base du volontariat. Si aucun membre du CA n’est disponible pour ouvrir la salle pour une séance, la séance est alors annulée.

En cas d'impossibilité d'ouverture du local par le dépositaire des clefs, il devra en informer au plus tôt les autres membres du CA par les moyens à sa disposition (téléphone, forum de VIRTUEL, mail) afin qu'une solution de remplacement puisse être trouvée.

Une séance de jeux se termine quand le responsable des clefs ferme la salle. A noter qu’entre le début et la fin d’une séance de jeux, la responsabilité des clefs peut passer d’un membre du CA à un autre.

ARTICLE 2 : Responsabilités des membres du CA

Les membres du CA présent lors d’une séance sont responsables des éléments suivants :
- La tenue des séances de jeux (cf article 3),
- Contrôle des participants (cf article 4),
- La prise des inscriptions (cf article 5),
- La vente des snacks et boissons (cf article 6),
- La surveillance des mineurs (cf article 7),
- Les nuisances résultantes de l'activité des adhérents (cf article 8 ),
- La propreté des locaux à son départ (cf article 9).


ARTICLE 3 : Obligation des adhérents lors des séances de jeux

Les personnes présentes lors des séances de jeux doivent se respecter mutuellement.

Les règles de sécurité, de courtoisie et de décence s'appliquent à toute personne participant aux séances de jeux.

Les membres du CA doivent rappeler à l'ordre les membres en cas de manquement à ces règles, de nature à provoquer la gêne d'autres participants ou de menacer la bonne tenue de la séance de jeux.

Au moins un membre du CA doit s'installer dans la pièce principale pour jouer afin de pouvoir être à la disposition des personnes présentes et de pouvoir surveiller la séance de jeux.


ARTICLE 4 : Participation des adhérents aux séances

Les adhérents sont libres de participer ou non aux séances de jeux.

Les membres du CA doivent s’assurer que chaque personne présente à une séance de jeux est à jour de sa cotisation. Toute personne présente à une séance de jeux doit soit être à jour de sa cotisation, soit s’acquitter des 2€ de visiteur cotisant, la première séance de découverte restant gratuite.

Les membres du CA auront à disposition le fichier des inscriptions pour vérifier la qualité de toute personne présente à une séance de jeux.

Les membres du CA peuvent exclure toute personne de la séance de jeux si celle-ci est déjà venue à une séance précédente et qu'elle refuse de payer la cotisation de visiteur cotisant ou de s'inscrire et de payer sa cotisation d'adhérent.


ARTICLE 5 : Inscriptions

Il existe trois qualités de personnes présentes aux séances de jeux :

- Le visiteur : toute personne peut venir assister ou participer à une première séance de jeux gratuitement,
- Le visiteur cotisant : toute personne non adhérente peut venir assister ou participer aux séances de jeux en payant 2 euros par séance,
- L'adhérent : toute personne adhérente à l'association VIRTUEL pour l'année en cours a le droit d'assister ou de participer gratuitement aux séances de jeux.

L'adhésion à l'association VIRTUEL coûte 15 euros par année virtuellienne. L'année virtuellienne se commence et se termine aux dates des assemblées générales ordinaires annuelles (vers fin septembre). Les mineurs, les étudiants, les personnes en recherche d'emploi et les personnes atteintes d'un handicap cotisent pour leur part à hauteur de 10 euros par année virtuellienne. La cotisation passe pour tous à 5 euros par année virtuellienne en cours à partir du 1er Juin inclus.

Toute personne peut demander à s'inscrire auprès d’un membre du CA pour l'année en cours.

Le membre du CA responsable de la tenue des inscriptions (déterminé lors du premier CA suivant l’assemblée générale) doit tenir à jour le fichier des inscriptions et le mettre à disposition des autres membres du CA lors des séances de jeux.

Le formulaire d'inscription comprend les informations suivantes au sujet de l'adhérent :

Nom de l'adhérent
Prénom
Date de naissance
Pseudo forum
Nom du responsable légal
Prénom du responsable légal
Adresse de l’adhérent, ou du responsable légal le cas échéant
Adresse mail du responsable légal
Téléphone fixe du responsable légal
Téléphone portable du responsable légal
Adresse mail de l'adhérent
Téléphone portable de l'adhérent
Demande d'adhésion
Reconnaissance d'avoir eu la possibilité de prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur
Information au sujet de la responsabilité des mineurs
Date
Signature
Nature de la cotisation
Montant de la cotisation

Le formulaire d'inscription signé par l'adhérent ou son responsable légal, et la cotisation sont remise à un membre du CA présent. Ce dernier ayant la responsabilité de transmettre la fiche d’inscription au membre du CA responsable de la tenue des du fichier des membres, et la cotisation au trésorier.

Le CA se réserve le droit de refuser toute inscription. Sa décision est souveraine et aucune motivation ne pourra lui être demandée en cas de refus.


ARTICLE 6 : Buffet/buvette

La consommation d'alcool est interdite dans le cadre des activités de l'association VIRTUEL.

Une vente de snacks et de cannettes non alcoolisées est organisée à chaque séance de jeux pour participer aux frais de fonctionnement de l'association VIRTUEL.

Les membres du CA sont les seuls autorisés à pratiquer cette vente lors des séances de jeux. Aucune autre personne n'a le droit d'utiliser la caisse des espèces ou de se servir dans le stock des produits à vendre. À cette fin les membres du CA présent doivent avoir la caisse des espèces et le stock des produits à vendre à proximité durant les séances de jeux.

Les emballages et cannettes vides doivent être jetés dans le conteneur déchets ménagers prévu à cet effet et non dans les corbeilles papier.


ARTICLE 7 : Surveillance des mineurs

Les mineurs non adhérents à l'association VIRTUEL ne sont acceptés lors des séances de jeux que sous la surveillance de leur responsable légal.

Les mineurs présents qui sont adhérents à l'association VIRTUEL restent sous la responsabilité de leurs responsables légaux. Ces derniers en ont été informés par la fiche d'inscription qu'ils ont signée.


ARTICLE 8 : Nuisances

Il est interdit de fumer dans les locaux de l'association VIRTUEL. Les fumeurs doivent fumer à l'extérieur et ne pas jeter de mégots au sol.

Les membres présents aux séances de jeux, lorsqu'ils se trouvent à l'extérieur des locaux, ne doivent pas causer de nuisances sonores.


ARTICLE 9 : Ménage et rangement du local

Le membre du CA qui clôt la séance de jeux doit s'assurer du stockage du matériel de l'association VIRTUEL et de la propreté du local :

- Rangement de la caisse et du stock de produits à vendre,
- Nettoyage de la vaisselle (verres, couverts, assiettes, etc) et rangement,
- Rangement des jeux de l'association VIRTUEL,
- Nettoyage à l'éponge de toutes les tables,
- Pliage et le rangement sur le chariot prévu à cet effet de toutes les tables pliantes,
- Rangement des chaises le long du mur,
- S’assurer qu’aucunes chaises ne se trouvent devant un radiateur,
- S’assurer que les corbeilles ont été vidées dans les poubelles rouge et jaune de l’entrée,
- Extinction de tous les luminaires,
- Fermeture de toutes les fenêtres.



Tous les adhérents de l'association et les visiteurs doivent respecter le présent règlement intérieur.

Le présent règlement intérieur est révisable à la demande d'un des membres du CA, le nouveau règlement intérieur devant être à nouveau voté par le CA.

Voté à Niort, le jeudi 10 mars 2016
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